医局秘書について

病院長、医局、看護部長等を補佐する秘書のことを医局秘書、または医療秘書と言います。

医局秘書は医師の診療スケジュールの管理、出張・会議・学会等の準備に加え、診療報酬明細書作成、受付、会計といった医療事務を行う場合もあります。

医局秘書の代表的な資格に医療秘書技能検定というものがあります。

医局秘書の主な役割とは、担当する上司が「際だった業績」(Outstanding Achivement)を挙げることを目的とし、上司が本務に専念できるように必要なあらゆる業務・雑務を行うことである。

医局秘書の場合、担当する上司の身の回りの世話、来客の接遇、スケジュールやメールの管理、会議や出張の準備、文書作成、パーティーの準備や出席といった業務を行う。業務は社業に関わるものから、慶弔、軽微な健康管理、食事の手配といった私的なものまでを含む。

OA機器の発達により、従来医局秘書の役割であったスケジュール管理や連絡業務がパソコンや携帯電話に置き換えられつつある。秘書の役割は変わりつつあり、機械にはない機転を利かせたり、情報機器により希薄になる人間関係を取り持つ役割のような人間にしかできないことの重要性が増している。

また、OA機器の操作から医局秘書は上司を解放し、本来の業務に専念できるようにすることも必要である。

医局秘書は「黒子」として舞台裏で活躍する。舞台の表に立つのは上司であり、医局秘書は裏方（黒子）である。上司あっての医局秘書であり、医局秘書あっての上司ではない。

しかし、秘書の働きが悪いと上司が能力を発揮できない。一方、医局秘書は電話の応対や来客の接遇を介して、上司や病院を代表する表の顔も勤める。

医局秘書の印象が悪いと上司や病院の印象も悪くなってしまう。そのため、感じの良さが必須である。

医局秘書は「コミュニケーション・リンク」でもある。秘書は上司と、上司の部下、上司の上司、他の部課、社外の取引先、上司の家族・知人等のコミュニケーションの中心に位置し、連絡事項を取り次いだり、面会を手配したりといったリンクの役割を果たしている。どんなことでも秘密を守り他言しないことが信頼を得るために必要である。